Datenschutzerklärung

Memik Inel Eisenacher Straße 41 10781 Berlin Deutschland

Allgemeine Anfragen: value@valuespoc.com Datenschutzanfragen: privacy@valuespoc.com

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Geschäftsnutzern, Plattformadministratoren und Website-Besuchern gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem anwendbaren nationalen Recht.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Verarbeitung umfasst Erhebung, Speicherung, Nutzung und Löschung.

Je nach Kontext stützen wir uns auf:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: berechtigte Interessen wie Sicherheit und Produktverbesserung, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, etwa für optionale Analyse- oder Marketing-Cookies
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen

Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten gelten zusätzliche Anforderungen.

Die öffentlichen Websites und die Plattform laufen auf Servern der IONOS SE in Deutschland, die wir selbst betreiben. Datenbank, Authentifizierung und Dateiablage gehören dazu. Der Stack ist quelloffen und kommt ohne proprietäre Cloud-Dienste aus.

Beim Aufruf verarbeitet der Webserver Protokolldaten (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, User-Agent), um Verfügbarkeit, Sicherheit und Missbrauchsprävention sicherzustellen. Aus denselben Protokollen werten wir zusätzlich aus, welche Seiten wie oft aufgerufen werden. Die IP-Adresse wird dabei gekürzt, bevor gezählt wird. Dafür läuft kein Skript in Ihrem Browser und es gehen keine Daten an Dritte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Serverprotokolle werden automatisch rotiert und nicht länger aufbewahrt, als es für Fehleranalyse und Sicherheitsüberwachung erforderlich ist.

Für das Angebot an die öffentliche Verwaltung auf gov.valuespoc.com gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

Die öffentlichen Websites (www.valuespoc.com und gov.valuespoc.com) binden keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste Dritter ein. Auf Ihrem Gerät gespeichert wird nur, was für den Betrieb erforderlich ist: Ihre Cookie-Entscheidung selbst sowie die gewählte Sprache und Anzeigeeinstellungen im Local Storage Ihres Browsers.

Beim ersten Besuch fragt ein Banner Ihre Einwilligung für die optionalen Kategorien ab. Nichts Optionales ist vorausgewählt, und Sie können Ihre Entscheidung jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern. Das vollständige Verzeichnis dessen, was gespeichert wird, mit Zweck und Speicherdauer je Eintrag, steht in unserer Cookie-Richtlinie.

In der Anwendung selbst, also nach einer Anmeldung, kommen ausschließlich technisch notwendige Cookies für Authentifizierung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit zum Einsatz.

Über das Kontaktformular erreichen uns Ihr Name, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Organisation, das gewählte Thema und Ihre Nachricht. Wir verarbeiten diese Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten und Demos oder Piloten zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erteilen sie mit dem Absenden und können sie jederzeit unter privacy@valuespoc.com widerrufen.

Zur Anfrage halten wir den Zeitpunkt Ihrer Einwilligung, die Browserkennung und einen Prüfwert Ihrer IP-Adresse fest. Der Prüfwert entsteht mit einem geheimen Schlüssel, lässt sich nicht in eine IP-Adresse zurückrechnen und begrenzt allein automatisierte Massenzusendungen.

Die Angaben bleiben nur so lange gespeichert, wie es für die Anfrage und deren Nachverfolgung erforderlich ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie über die Website einen Termin buchen, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional Ihre Organisation sowie Ihre Angaben zum Anliegen, um den Termin zu vereinbaren und durchzuführen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung auf Ihre Anfrage hin und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erfolgt. Zusätzlich speichern wir einen gesalzenen Hashwert Ihrer IP-Adresse, um Missbrauch der Buchungsfunktion zu verhindern; Rechtsgrundlage dafür ist unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen Angebot nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Daten werden nach Abschluss oder Absage des Termins gelöscht, sobald sie für die Nachvollziehbarkeit nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach sechs Monaten. Sie können einen gebuchten Termin jederzeit über den Link in der Bestätigungsmail absagen.

Registrierte Nutzer stellen Organisations- und Profildaten bereit, um den Marketplace zu nutzen: Zugangsdaten, Rollen, Tender- und Angebotsinhalte, Dokumente, Kommunikationsmetadaten und Audit-Ereignisse.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um den B2B-Beschaffungsworkflow zu betreiben, Zugriffskontrollen durchzusetzen und eine nachvollziehbare Dokumentation vergabebezogener Entscheidungen zu führen.

Auf den öffentlichen Websites setzen wir keinen Analysedienst eines Dritten ein, weder Google Analytics noch Matomo, Plausible oder ein vergleichbares Produkt, und keine Werbenetzwerke.

Innerhalb der angemeldeten Anwendung erfassen wir Nutzungsstatistiken (aufgerufene Seiten, Verweildauer, Ladezeiten), um Fehler und Engpässe zu erkennen und die Anwendung zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden in unserer eigenen Plattformdatenbank verarbeitet, bleiben auf die jeweilige Organisation beschränkt und werden nicht an Analyseanbieter weitergegeben.

Die Kategorie „Analyse“ im Einwilligungsbanner ist bereits angelegt, damit ein künftiges Verfahren von Beginn an hinter einer Einwilligung liegt. Auf den öffentlichen Websites steuert sie heute keine aktive Verarbeitung.

Mit Ihrer Einwilligung oder soweit im bestehenden B2B-Verhältnis zulässig, können wir Produktupdates, Veranstaltungseinladungen oder Onboarding-Inhalte senden. Sie können sich jederzeit über den Abmeldelink oder unter privacy@valuespoc.com abmelden.

Wir verkaufen personenbezogene Daten nicht an Dritte für deren eigenes Marketing.

Wir setzen Dienstleister auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO ein. Derzeit sind das:

• IONOS SE, Deutschland: Server für Websites, Anwendung, Datenbank und Dateiablage sowie der Mailserver für System- und Benachrichtigungs-E-Mails
• Anbieter von Sprachmodellen für die KI-Funktionen: je nach Konfiguration Anthropic, OpenAI, Mistral AI, DeepSeek, Google oder IONOS. Für eine Installation ist ein Anbieter eingerichtet, einzelne Organisationen können darin einen eigenen Anbieter wählen. Personenbezogene Daten werden vor der Übermittlung pseudonymisiert

Andere Marketplaceteilnehmer können Daten erhalten, die Sie in Tendern, Angeboten oder Q&A einreichen, wenn Ihr Workflow eine Weitergabe erfordert. Eingeladene Anbieter sehen beispielsweise veröffentlichte RfX-Inhalte.

Der Betrieb der Plattform findet vollständig in Deutschland statt. Eine Übermittlung in ein Drittland entsteht allein dort, wo für die KI-Funktionen ein Sprachmodell außerhalb der Europäischen Union konfiguriert ist.

Solche Übermittlungen stützen wir auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um technische und organisatorische Maßnahmen. Personenbezogene Daten werden vorher pseudonymisiert.

Welche Anbieter für eine konkrete Installation konfiguriert sind, benennen wir auf Anfrage. Wird ein Sprachmodell bei der IONOS SE in Deutschland eingerichtet, entsteht keine Übermittlung außerhalb der EU. Die Plattform lässt sich damit vollständig innerhalb der Europäischen Union betreiben.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie für die beschriebenen Zwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben. Typische Fristen umfassen:

• Konto- und Vertragsdaten: Dauer der Geschäftsbeziehung zuzüglich gesetzlicher Verjährungsfristen
• Tender- und Vergabeunterlagen: soweit für Audit, Abrechnungsabgleich und Rechtsansprüche erforderlich
• Marketing-Einwilligungen: bis zum Widerruf
• Serverprotokolle: kurzfristig, danach Löschung oder Anonymisierung

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Basiert die Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen, ohne die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung zu berühren.

Wenden Sie sich an privacy@valuespoc.com, um Ihre Rechte auszuüben. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Dienste, rechtliche Anforderungen oder Auftragsverarbeiter ändern. Wesentliche Änderungen teilen wir über die Website mit, bei Bedarf zusätzlich per E-Mail an registrierte Nutzer.

Das Gültig-ab-Datum oben kennzeichnet die aktuelle Fassung.