PMO, Portfolio und Strategie
Zahlen unsere Projekte auf unsere Ziele ein?
Abweichungen vom Ziel fallen früh auf, ebenso Initiativen, die auf kein Ziel einzahlen. Alle Initiativen hängen in einer Kette von der Vision bis zur Aufgabe.
Heute
Die Strategie steht in einem Dokument und das Portfolio in einer Tabelle
Die Verbindung wird einmal im Jahr hergestellt
Zur Planung werden die Projekte den Zielen zugeordnet. Danach entstehen neue Initiativen, Ziele verschieben sich, und die Zuordnung altert bis zur nächsten Planungsrunde.
Der Portfoliostatus wird eingesammelt
Jeder Statusbericht ist eine eigene Datei, und die Konsolidierung braucht ihre eigene Zeit. Wenn das Gesamtbild steht, sind die ersten Berichte darin schon überholt.
Entscheidungen haben keinen Ort
Was in der Lenkungsrunde beschlossen wurde, steht im Protokoll. Welche Optionen auf dem Tisch lagen und welche Einwände es gab, steht dort meist nicht.
Was sich ändert
Jede Initiative hat einen Platz in der Kette, oder sie fällt auf
Abweichungen fallen früh auf. Die Ampel ergibt sich aus den Ebenen darunter, Entscheidungen stehen mit Begründung im Protokoll.
Strategie-Hierarchie
- Vision
- Strategie
- Ziel und KPI
- Initiative
- Programm
- Projekt
- Aufgabe
Was Sie danach haben
Was das PMO danach in der Hand hat
- Ein Portfolio, in dem Initiativen ohne Ziel auffallen, mit dem Zielbezug je Initiative.
- Ein Portfoliobild ohne Einsammeln, aus Statusberichten, die in der Arbeit entstehen.
- Entscheidungen, die auch in einem Jahr nachvollziehbar sind, im Entscheidungsprotokoll mit Optionen und Begründung.
- Den Überblick, welcher Nutzen gefährdet ist, über verknüpfte Risiken, Probleme und Abhängigkeiten.
Häufige Einwände
- Unsere Strategie ist nicht so sauber gegliedert.
- Das muss sie am ersten Tag nicht sein. Die Ebenen sind angelegt, Sie füllen, was Sie haben, und ordnen ein Projekt zu, sobald sein Ziel steht.
- Wir arbeiten mit Jira und wollen nicht doppelt pflegen.
- Jira Cloud ist in eine Richtung angebunden: ValueSpoc legt Arbeitspakete dort an, der Status fließt planmäßig im Hintergrund zurück. So bleibt klar, welches System führt.
- Wie kommt eine Ampel zustande, und kann man sie schönen?
- Die Ampel einer Initiative ergibt sich gewichtet aus den Ebenen darunter, eine einzelne rote Aufgabe färbt sie nicht. Statusänderungen werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert, damit Entscheidungen nachvollziehbar bleiben.
Vorher ansehen
Wie ein Entscheidungsprotokoll geführt wird, das hält
Der Leitfaden beschreibt die Praxis: Optionen festhalten, Widerspruch vermerken, Wiedervorlage setzen und den Eintrag so schreiben, dass er in einem Jahr noch verständlich ist.